PPM BUTLER: Accelereret innovation for moderne arbejdsstyring Bringing Modern Technology To Work Management
10 min læsetid
23 maj, 2018

Bringing Modern Technology To Work Management

KONTEKST: TIDEN FOR INNOVATION OG AUTOMATISERING

 

Virksomheder er mere intelligente end nogensinde - innovation på digitalisering og kunstig intelligens tillader virksomheder at analysere big data mere præcist og at arbejde mere intelligent. Hvad enten du er klar til det eller ej, så er den nye æra af digitalisering og automatisering godt i gang med at transformere den moderne arbejdsplads og frembringer teknologien til at skabe endnu større værdi for forretningen.

Men på trods af den enorme bølge af digitalisering, så findes der stadig masser af organisationer som kæmper med systematiske processer - disse trivielle, men ikke desto mindre uundgåelige procedurer kunne potentielt skade organisationens produktivitet og effektivitet, hvis ikke den optimeres løbende. 

Til dette dilemma mellem organisationens ønske om at være så fleksibel og agil som muligt og nødvendigheden for at systematisere processerne som organisationen er bnygget på, træder automatisering ind som en ideel løsning. For at bevare den konkurrencedygtige evne inden for sin branche, bliver organisationer konstant presset til at agere hurtigere og mere præcist, drevet af data, og det er her at automatisering kan blive bragt ind som en hjælpende hånd. 

Maskiner kan være klogere end mennesker og de handler også hurtigere. Når der indhentes data, så er maskiner nok intelligente til at "læse" trends og analyser bag dem, handle og forudse fremtidige trends. 

Maskiner kan også trænes. Så længe at en maskine "fødes" med opdateret data og trends, så vil den lære og udvikle sig til en smartere version af sig selv og dermed kunne assistere mennesker i beslutningstagen, generering af indsigt og procesoptimering. Denne hurtigt voksende teknologiske udvikling indenfor digitalisering, data og analyse vil utvivlsomt omforme den moderne arbejdsplads' måde at styre ressourcer, processer og forretningslandskabet generelt, hvilket i sidste ende vil optimere organisationens overordnede performance og intensivere forretningens konkurrence.

Med udgangspunktet at frigøre mere kapacitet til projekter, er PPM Butler blevet udviklet i denne kontekst som en løsning på den konstante jagt på procesoptimering.

 

PPM BUTLER: ACCELERET INNOVATION TIL PROJEKT- OG PORTEFØLJESTYRING 

Funktioner

PPM Butler (“BOT'en”) er Projectums løsning på projektoptimering. Det er en chatbot, med særlig træning i projekt- og porteføljestyring, specialiseret i at assistere projektledere i deres daglige arbejdsprocesser, administration og projektstyring. Projektledere kan "outsource" administrative/operationelle opgaver til BOT'en, mens de kan prioritere opgaver på taktisk og strategisk niveau i stedet. Det er en meget gnidningsfri tilgang til proces- og administrationsarbejde og det fører i sidste ende til et langt bedre projektresultat.

Funktionaliteten i BOT'en kommer til udtryk i 3 trin: 

Trin 1: BOT'en sikrer projektdata kvaliteten ved at samle og manipulere data på tværs af organisationen på samme måde. Det sikre en konsekvens i dataændringerne gennem hele organisationen; 

Trin 2: BOT'en undersøger og forstår de trends og tendenser, som baserer sig på det indsamlede data fra Trin 1;

Trin 3: BOT'en forudser dernæst fremtidiige data trends og giver projektleder anbefalinger for næste handlinger.

Med disse 3 trin, gør PPM Butler det muligt for brugerne at følge projekt processerne på en intuitiv og sjov måde og på samme tid sikre at PMO styring nemt kan blive opfyldt. En ekstra funktion, som gør PPM Butler til en særlig værdifuld PPM assistent er notifikationsfunktionen. Den fungerer ved at BOT'en bliver sat til at være opmærksom på noget og derefter notificerer dig, når det sker - det gør den særligt relevant når du har ansvar over flere projekter på samme tid. 

Måske er du projektleder og om lidt skal du op til det månedlige styringsgruppe møde; i stedet for at gå igennem en lang tjekliste hver måed for at sikre dig at du velforberedt, så kan du blot sætte PPM Butler op til det. Så snart du giver BOT'en en kommando vil den automatisk gå igenneme alle dine projektdata og gøre dig opmærksom på, hvad der skal opdateres, hvilke problemer den er stødt på og sågar også give dig løsningsforslag på disse problemer. Denne "heads-up" funktion reducerer rutinearbejdet og det administrative arbejde betydeligt og vil på den lange bane frigøre kapacitet til at bruge energi på strategiske opgaver i stedet.

Teknologi

PPM Butler kan benyttes fra alle mobile enheder og web browsere via en række forskellige kommunikationskanaler som for eksempel Microsoft Cortana, Microsoft Teams, Microsoft Sharepoint og Microsoft Project Online 

PPM Butler er bygget på Microsoft machine learning baserede sprogforstående service LUIS.AI, hvilket gør BOT'en i stand til at identificere og fortolke kognitiv information fra brugersamtaler med stor præcision. Hvilket også sikrer at du ikke skal bruge energi på BOT'en ikke forstår hvad du vil sige. Ydermere sikrer LUIS også at BOT'en kan lære og forbedre sine sprogkompetencer, så den konstant kan blive bedre til at møde brugerens egne sprogkompetencer.

 

                                  

 

PPM Butler kan konceptualiseres som en platform der forbinder cloud servicen med LUIS. Projektdata kan bliver hosted og oplagret i Azure og PPM Butler er blevet specifikt trænet til at forstå projekt og porteføljestyring, særligt i Project Online - hvilket gør BOT'en helt unik.

Og for at gøre det endnu sjovere at arbejde med, så er PPM Butler et rollebaseret produkt - det kan således bliver sat op til brugerens specifikke behov på forskellige modenhedsniveauer. BOT'en kan altså også blive trænet til at indfange særlige brugerbehov og vil konstant blive bedre til at levere en så præcis og fyldestgørende service som muligt.

 

Hvem har brug for PPM Butler?

Organisationer som arbejder på projekter med store mængder af ressourcer på tværs af teams og funktioner kæmper tit med at bevare et klart overblik og ikke mindst den overvældede projektleder med lange og tunge processer der skal følges. PPM Butler går ideelt ind og simplificerer dataopgaver ved at yde guidelines til at overkomme det organisatoriske kaos. Implementering af BOT'en i projektstyring kan i den grad nedskalere mængden af tid der bruges på at indsamle og ikke mindst værdisætte data for projektledere.

 

Fordele

PPM Butler er Projectums løsning til at bringe innovation og projekt og porteføljestyring sammen. Det letter på smerterne over ikke-værdiskabende projekttid , øger effektivtiten på eksekveringen af projekter og optimerer selve projektresultatet. Optimering af effektiviteten giver samtidig også mere plads til organisationens agile og innovative områder - forretningen kan altså minimere den tid der bruges på trivielle, rutineprægede opgaver og flytte fokus over på de strategiske opgaver i stedet.

Samtidig er PPM Butler et dynamisk produkt, skabt i en dynamisk verden. Den er designet til konstakt at selvudvikle og opgradere i takt med dens læring fra brugerens feedback - gennem træning bliver den klogere over tid og kan altså tilbyde en mere og mere præcis service ud fra brugerens behov. PPM Butler forbedrer IT infrastrukturen og udvikler på vedligeholdelses- og kundeserviceprotokoller i en moderne arbejdsplads.

                 

FRA PPM BUTLER TIL MODERNE WORK MANAGEMENT

Acceleret innovation er på vej til at demokratisere kunstig intelligens i organiusationer verden over. Det skaber et miljø hvor agilitet, fremtidstænkning og effektiv strategi eksekvering kan blomstre. Avanceret teknologi får en stadig voksende indflydelse på den moderne arbejdsplads og vil uden tvivl transformere måden vi arbejder på og ikke mindst den måde vores arbejde bør blive organiseret og struktureret. 

 

I stedet for at spørge efter "...out of the box PPM”, så lad os heller få “…out of the BOT PPM” – den teknologi vi har tilgængelig i dag, efterlader så mange muligheder, som gør det næsten kriminelt ikke at udnytte. Vi er allerede godt i gang med rejsen - tag med os før det er for sent.

Hold dig ajour på Microsoft PPM Tilmeld dig vores nyhedsbrev og gå aldrig glip af værdifuld viden og information.