Sådan laver du dashboards og rapporter med Power BI Et kig ind i Microsoft Power BI
  • Business Intelligence
  • Power BI
4 min læsetid
19 marts, 2018

Et kig ind i Microsoft Power BI

Power BI er en hurtigt-udviklende business intelligence (BI) platform med mange styrker og visioner, men vi møder stadig udfordringer omkring et enkelt område og Microsoft oplever selv udfordringer med at finde og skabe den bedste løsning. Når det kommer til deling, samarbejde og "selvbetjening", har Power BI de fleste funktioner, men det mangler lidt fleksibilitet til at binde det hele sammen.

Værktøjet
Som single bruger er Power BI et meget kraftfuldt BI værktøj, der tillader brugeren at performe og forbinde alle datakilder, transformere og modelere dataen i smukke interactive rapporter. At få gratis adgang til dette fuldt selvbetjenende BI værktøj (til personlig brug) er imponerende. Al deling, samarbejde og løbende data opdateringer kræver en Pro licens, hvilket er en yderst fair aftale, de kraftfulde funktioner og løbende opdateringer taget i betragtning. Det er ekstremt nemt at gå fra rå data til at dele de afsluttede rapporter og dashboards med dine kollegaer. 

Visionen
Microsoft tager det sågar skridtet videre med en vision om at Power BI ikke blot skal være et komplet BI vækrtøj, men også en enterprise BI platform - som fører til transformationen af mere data-drevet organisatorisk kultur og med medarbejdere styrket gennem data (https://powerbi.microsoft.com/en-us/enterprise/). Jeg tror på den her vision og Microsoft er kommet lang vej. Ikke desto mindre, er der stadig broer der skal bygges. På den side, hvordan størstedelen af organisationer skal overvåge data og have centraliserede BI kompentcer og på den anden side, brugere som er ivrige efter at se, ikke bare flotte rapporter, men også at udforske den underliggende data.

 

Den primære kløft
Lad os udforske et eksempel på en af disse kløfter, med en fiktiv karakter; "Michael" som er projektleder. Michael har netop fået adgang til den portefølje rapport som viser alle aktive projekter i de forskellige projektfaser ved type og leder. Michael har aldrig haft sådan et overblik før og er ekstremt glad de første par uger. Men nu bliver han sulten efter flere rapporter og han hørt at det er nemt at bygge rapporter i Power BI eller bare hans egne dashboards baseret på eksisterende rapporter.

 

Michael går ind via Power BI Apps, hvilket betyder at han ikke kan gå i gang med at bygge nye rapporter med det samme. Michael har dog flere forskellige muligheder til at gå i gang med hans egne rapporter og dashboards:

Carl accesses the report with Power BI Apps, therefore he can’t create new reports right away, but there are several options for Carl to start creating his own reports and dashboards:

  1. Han kan anmode om at få adgang til det 'App Workspace' som appen er blevet skabt fra. Michael skal være admin eller et medlem med rettigheder til at redigere indhold (denne indstilling er on/off for alle medlemmer). Det betyder at Michael kunne være i stand til at lave nye rapporter, men disse rapporter ville være tilgængelige for alle workspace medlemmer. Hvis alle medlemmer skabte en personlig rapport, ville listen af rapporter hurtigt blive meget lang. Udover at kunne skabe nye rapporter, kan Michael nu også redigere og slette eksisterende rapporter. Hvis en rapport blev skabt online og Michael ved et uhed kom til at slette den, ville der ikke være mulighed for at genskabe den.
  2. Han kan få en read-only adgang til workspacet og lære hvordan han forbinder et online dataset med et Power BI skrivebord. Derfra kan han så skabe nye rapporter, (men ikke dasboards) på hans lokale computer, glæde sig over opdateringer til hans datasæt online (nye felter m.m.) og planlægge opdateringerne af hans data. Men han kan ikke tilgå det hele fra hans tablet (rapporterne ligger på hans lokale pc) og han kan ikke dele dem online med hans kollegaer, fordi han kan kun publicere rapporten til det workspace hvor datasættet kommer fra - hvilket fører os tilbage til første mulighed.
  3. Han kan anmode det originale Power BI Desktop og indsætte det i "My Workspace". Så vil han have det for sig selv og kan ikke ødelægge noget for andre. For at kunne opdatere skabelonen og rapporterne er Michael nødt til at få adgang til datakilderne (ikke just noget IT afdelinger vil elske at give) - ellers vil han gå glip af alle ændringer i skabelonen (fx. nye felter og udregninger). Han vil også være nødt til at genskabe alle raporter som er skabt uden for denne rapport.
  4. Den sidste mulighed er at den flinke Power BI adminstrator/moderator/superuser skaber et nyt "Michaels Workspace" hvor den samme version af datasættet og rapporterne (kun rapporterne i den originale Power BI Desktop mappe) er udgivet. Her kan Michael skabe rapporter og dashboards og han kan dele og tilgå fra sin tablet - Michael er glad. Den flinke admin er ikke ovenud lykkelig for denne løsning, fordi han/hun nu har ekstra arbejde i at vedligeholde Michaels workspace og at kontrollere, hvem Michael inviterer og deler sine rapporter til og med.

 

Dette er et eksempel på, hvordan en stor vision af selvbetjenende BI bliver udfordret på delings og samarbejdsfunktionerne i Power BI. Som Option 4 viser, så kan det lade sig gøre, men det er ikke en optimal løsning. Jeg mener at hovedproblemet ligger i måden Microsoft implementerer deres workspaces (og Apps) som isolerede enheder. Det er simpelthen ikke muligt at forbinde på tværs af workspaces.

Jeg mener også at der ligger en god mulighed i en Option 5, hvor man gav Michael muligheden for at forbinde sine datasæt i workspacet, for at skabe nye rapporter/dashboards og modificere de eksiserende rapporter i hans egen version i hans "My Workspace". Hvis Michael skaber fantastiske rapporter, så burde det være muligt at kopiere denne rapporter til det delte workspace. På denne måde, vil det også være muligt at kontrollere datasættene fra en centra position og det tilllader at Michael udforsker dataen, kan være kreativ og dele hans fund.

Dette kunne opnås med Power BI Organizational Content pakker, men det ser ud til at Microsoft lukker ned for dem i fremtiden. Konklusionen må vel være at content pakkerne heller ikke er den optimale løsning.

Dette indlæg
Som det er lige nu, så varierer deling og samarbejde i Power BI sig fra ekstremt nemt til komplekst. Mit råd er at opsætte en plan og at konsultere en professionel for at tage det til næste niveau.

Det er noget som vi i Projectum kan hjælpe dig med, så hvis du står og har brug for hjælp eller blot gerne vil vide mere omkring Business Intelligence og hvordan du får mere ud af det i din forretning så læs mere her.

Afslutningsvis skal det også siges at Microsofts produktgruppe er utrolig aktive og lyttende på deres Power BI community, så hvis du har oplevelser eller holdninger til Power BI, så giv din feedback så de kan forbedre sig i den rigtige retning.

 

Om Jeppe:

Senior BI Consultant at Projectum ApS

 

Through intensive work with several large installations in Denmark i have gained professional experience with both Microsoft SQL Server 2000, SQL Server 2005 and SQL Server 2008. My primary interests lies both in the development of new solutions as well as performance optimizing existing solutions.

 

 

Link til specifikke ideer som kan hjælpe med de kløfter beskrevet i dette indlæg.
https://ideas.powerbi.com/forums/265200-power-bi-ideas/suggestions/15594738-publish-to-multiple-workspaces

Link til Power BI ideer:
https://ideas.powerbi.com/forums/265200-power-bi?WT.mc_id=Community

Se også vores webinar om Power BI her:

 

 

Hold dig ajour på Microsoft PPM Tilmeld dig vores nyhedsbrev og gå aldrig glip af værdifuld viden og information.