Sådan sikrer du et godt lederskab Implementering af en projekt- og porteføljestyringsløsning | Del To
  • Project & Portfolio
  • Project Solutions
  • Best Practices
  • Peter Kestenholz
3 min læsetid
25 august, 2017

Implementering af en projekt- og porteføljestyringsløsning | Del To

I mere end 15 år, har jeg været en del af at sælge og implementere IT løsninger for at forbedre projekt- og porteføljestyringen. Men alt for ofte finder jeg mig selv i en situation hvor jeg skal give feedback på en lang liste af tekniske krav baseret på et generisk spørgeskema, som kan købes online. Kravene prøver typisk at indfange alle de muligt tænkelige scenarier et PPM værktøj skal være i stand til at håndtere og 90% af tiden, er svaret på spørgsmålene blot "Ja" eller "Ja, men skal konfigureres". Ikke desto mindre forsøger jeg at svare så godt jeg kan, på trods af at processen i sig dræber min positive energi,

 

Jeg antager at en kravspecifikation er lavet for at minimere risikoen ved at indkøbe noget, der i sidste ende ikke vil klare arbejdet. Det giver naturligvis mening, da en organisation altid vil undgå at skulle bruge penge på dårlige initiativer. Nu mangler vi så bare at sikre at godt lederskab er sat bag implementeringen. Desværre bliver jeg alt for ofte skuffet over denne del. 

Hvorfor er det, at ledergruppen bag implementeringen af et PPM værktøj typisk består af dem, som tilfældigvis har mest ledig tid i deres kalender?

Hvorfor er det, at organisationer ikke ser et behov for at forberede en kravspecifikation til den idelle kandidat som skal eje og ikke mindst levere på den interne forandringsledelse?

 

I min perfekte verden burde konsulenthuse, som Projectum, der har lovet at levere en løsning med kvalitet, lave en omvendt kravspecifikation, som italesætter de kompetencer og adfærdsmønstre den kommende ejer af forandringen bør indeholde. Ved ikke at gøre det, står vi konsulenter tilbage med det fulde ansvar og ikke mindst med skylden, hvis noget skulle gå galt, uagtet hvordan selve implementeringen blev håndteret internt. 

Så her kommer en simpel kravspecifikation på en leder, som skal stå med ansvaret for implenteringen af en projekt- og porteføljestyrings løsning:

  1. Kender lederen til de fordele som denne ændring vil medbringe?
  2. Har lederen en stærk historik med motivering af mennesker gennem en organisationstransformation?
  3. Har lederen adgang til det strategiske niveau indenfor organisationen? F.eks. C-level?
  4. Har lederen tidligere erfaring med projekt- og porteføljestyrings discipliner?
  5. Forstår lederen, hvorfor at centraliseret ressourcestyring er nødvendigt for at få et kapacitetsoverblik? Hvis ja, giv gerne eksempler.
  6. Ved lederen, hvordan et "business roadmap" skal laves?
  7. Ved lederen hvordan nye arbejdsmetoder kan forankres og bibevares? 
  8. Omfavner lederen involvering af- og forventingsafstemning med kollegaer?
  9. Har lederen nogen form for historik med at sikre godt samarbejde med eksterne IT partnere? Hvis ja, giv gerne eksempler.
  10. Er lederen en respekteret ambassadør for sine kollegaer indenfor organisationen og er han/hun kendt for at gøre det rigtige?

Jeg kunne med sikkerhed komme på mange flere spørgsmål, som kunne være en del af en leder kravspecifikation, til hvem som helst, der skulle til at implementere et projekt- og porteføljestyringsværktøj. Det er nødvendigt at organisationer forstår at implementeringen af et IT værktøj, såsom projekt- og porteføljestyring, er en situation, hvor du ved at du bliver nødt til at ændre måde hvorpå folk arbejder, men du ved grundlæggende set ikke, hvordan de kommer til at arbejde. Dette er langt fra en simpel installering, men nærmere en hel organisationstransformation. Dette kræver store kompetencer i forandringsledelse, frem for at basere beslutningerne på et dokument, der forklarer de funktionelle krav. 

Hvis du virkelig gerne vil minimere risikoen ved en implementeringe af et IT PPM værktøj, så start med at finde den ideele kandidat til den interne implementering og ikke mindst bevarelse af forandringen.

Relateret [historier]
Husk at skriv dig op til vores nyhedsbrev bliv hængende!
Hold dig ajour på Microsoft PPM Tilmeld dig vores nyhedsbrev og gå aldrig glip af værdifuld viden og information.